Dokument prawny

Polityka prywatności SafeDoc

Wersja 2026-11-02 z dnia 2 listopada 2026

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych dotyczących serwisu safedoc.pl, kont Użytkowników, kontaktu i rozliczeń jest Arkadiusz Zalewski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą ADIUS Arkadiusz Zalewski, ul. Lipowa 19, 49-304 Brzeg, NIP: 7471836925, REGON: 161571798, dalej „Administrator” lub „SafeDoc”.

Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: bok@safedoc.pl (w temacie: „Dane osobowe”) lub listownie na adres powyżej. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie zachodzą przesłanki z art. 37 ust. 1 RODO; ocena jest okresowo powtarzana.

2. Dwie role SafeDoc

Administrator — dla danych potrzebnych do założenia i obsługi Konta, bezpieczeństwa, kontaktu, rozliczeń oraz dochodzenia i obrony roszczeń.
Podmiot przetwarzający — dla danych w dokumentach i innych Treściach wprowadzanych przez Organizację (np. dane jej klientów, Odbiorców i pracowników). Administratorem tych danych jest Organizacja, a zasady określa Umowa powierzenia przetwarzania danych. Osoby, których dane znajdują się w tych dokumentach, powinny kierować wnioski do Organizacji, która je udostępniła; SafeDoc pomaga Organizacji w ich realizacji.

3. Jakie dane przetwarzamy jako Administrator

dane Konta: imię i nazwisko, adres e-mail, skrót hasła (hasło nie jest przechowywane w postaci jawnej), identyfikator konta Google przy logowaniu przez Google, rola, przypisanie do Organizacji, zaszyfrowany sekret i kody zapasowe uwierzytelniania wieloskładnikowego, daty weryfikacji e-maila i akceptacji dokumentów prawnych,
dane Organizacji: nazwa, ustawienia, logo i kolor marki, członkowie zespołu,
dane rozliczeniowe: nazwa nabywcy, NIP, adres, adres e-mail do faktur, plan, status subskrypcji, historia płatności i faktur, zaszyfrowany identyfikator zgody na płatności cykliczne przekazany przez operatora płatności,
dane kontaktowe z formularza: firma, imię i nazwisko, e-mail, opcjonalnie telefon i treść wiadomości,
dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP i informacja o przeglądarce w sesji logowania, adres IP w mechanizmach ograniczania liczby żądań, rejestr aktywności (rodzaj zdarzenia, czas, Użytkownik, obiekt, informacja o przeglądarce), logi błędów aplikacji.

4. Cele i podstawy prawne

Zawarcie i wykonanie umowy, w tym założenie Konta, świadczenie Usługi, obsługa płatności, zgłoszeń i reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; wobec osób działających w imieniu Organizacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy z Organizacją).
Wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji podatkowej i KSeF — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi.
Bezpieczeństwo Usługi, zapobieganie nadużyciom, rejestr aktywności, wykrywanie i analiza błędów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Obsługa zgłoszeń treści nielegalnych i decyzji moderacyjnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 16–18 DSA.
Odpowiedź na wiadomość z formularza kontaktowego — art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy) lub lit. f RODO.
Statystyki odwiedzin serwisu safedoc.pl bez identyfikacji osób — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (pkt 9).
Dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Marketingu bezpośredniego za pomocą e-maila nie prowadzimy; gdyby został uruchomiony, będzie oparty na odrębnej zgodzie.

5. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie w niezbędnym zakresie:

podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie, wymienionym na stronie Podmioty przetwarzające (hosting, przechowywanie plików, poczta, faktury, monitoring błędów i dostępności, statystyki),
PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu — jako odrębnemu administratorowi danych płatnika, który przetwarza je w celu realizacji płatności, przeciwdziałania oszustwom i wypełnienia obowiązków prawnych; informacje: polityka prywatności PayU,
Google LLC / Google Ireland Ltd — przy logowaniu przez Google (wymiana danych uwierzytelniających na podstawie Twojej decyzji),
Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej przez KSeF oraz innym organom, gdy wymaga tego prawo.

6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dokumenty i baza danych są przechowywane w Unii Europejskiej (serwery SEOHOST w Polsce i Backblaze B2 w regionie EU Central). Część dostawców (Google LLC, Functional Software, Inc. — Sentry, Backblaze, Inc.) to spółki z siedzibą w USA, które mogą mieć dostęp do danych z USA. Podstawą transferu jest decyzja Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework, w którym ci dostawcy uczestniczą, a w razie jej braku — standardowe klauzule umowne. Kopię zabezpieczeń można otrzymać na żądanie.

7. Okres przechowywania

dane Konta i Organizacji — przez czas trwania umowy, następnie do 30 dni na eksport i usunięcie z systemów aktywnych; kopie zapasowe wygasają w ciągu kolejnych 90 dni,
dokumenty i dane powierzone — jak wyżej, zgodnie z § 12 Regulaminu,
faktury i dokumentacja podatkowa — do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, art. 86 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej),
wiadomości z formularza i korespondencja — do zakończenia sprawy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń,
sesje logowania — do wylogowania lub wygaśnięcia sesji (domyślnie 120 minut bezczynności),
rejestr aktywności Organizacji — przez czas trwania umowy, jako element funkcji audytu dostępnej dla Organizacji, do decyzji: docelowy okres, np. 12 miesięcy,
logi błędów i dostępności — do uzupełnienia po konfiguracji narzędzi: zgodnie z ustawieniami dostawcy, nie dłużej niż 90 dni,
dane objęte obowiązkiem prawnym lub wstrzymaniem usunięcia (legal hold) — do ustania tej podstawy.

8. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl). Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości przed realizacją wniosku.

9. Pliki cookies, pamięć przeglądarki i statystyki

Aplikacja app.safedoc.pl używa wyłącznie mechanizmów niezbędnych do świadczenia usługi, o którą prosisz (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej):

safedoc-session (nazwa zależy od konfiguracji SESSION_COOKIE) — utrzymanie zalogowania, do końca sesji,
XSRF-TOKEN — ochrona przed atakami CSRF, do końca sesji,
safedoc-sidebar-collapsed — zapamiętanie zwinięcia menu bocznego na Twoje żądanie.

Serwis safedoc.pl nie używa cookies reklamowych ani śledzących. Statystyki odwiedzin są zbierane narzędziem Plausible / Umami — do wyboru, które nie zapisuje cookies ani identyfikatorów w przeglądarce, nie łączy wizyt w profil i nie przechowuje pełnego adresu IP. Zbierane są: adres odwiedzonej strony, strona odsyłająca, przybliżony kraj, typ urządzenia i przeglądarki oraz zdarzenia kliknięcia przycisku rejestracji i wysłania formularza.

Strony serwisu i aplikacji pobierają czcionkę z serwerów Google Fonts, co powoduje przekazanie adresu IP Google. Rekomendacja: przenieść czcionki na własny serwer przed publikacją i usunąć ten akapit.