Regulamin świadczenia usług SafeDoc

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi SafeDoc dostępnej pod adresem app.safedoc.pl oraz rodzaj i zakres usług, warunki zawarcia i rozwiązania umowy oraz tryb postępowania reklamacyjnego.
2. Usługodawcą jest Arkadiusz Zalewski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą ADIUS Arkadiusz Zalewski, ul. Lipowa 19, 49-304 Brzeg, NIP: 7471836925, REGON: 161571798, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, dalej „Usługodawca”.
3. Kontakt z Usługodawcą: bok@safedoc.pl lub listownie na adres z ust. 2. Ten sam adres e-mail jest punktem kontaktowym dla odbiorców usługi oraz dla organów państw członkowskich, Komisji Europejskiej i Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych w rozumieniu art. 11 i 12 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych, „DSA”). Komunikacja odbywa się w języku polskim lub angielskim.
4. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców i organizacji, którzy korzystają z niej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową. Usługodawca nie zawiera umów z konsumentami.
5. Integralną częścią Regulaminu jest Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 1). Usługodawca udostępnia Regulamin nieodpłatnie przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.

§ 2. Definicje

• Usługa — aplikacja internetowa SafeDoc wraz z funkcjami przechowywania i udostępniania dokumentów.
• Organizacja — przedsiębiorca, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, dla której utworzono przestrzeń w Usłudze i która jest stroną umowy z Usługodawcą.
• Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z konta w imieniu Organizacji, w tym administrator Organizacji i członkowie jej zespołu.
• Odbiorca — osoba, której Organizacja udostępnia dokument, pakiet dokumentów lub dostęp do portalu klienta, w tym przez link publiczny.
• Treści — pliki, ich nazwy i metadane, komentarze, dane Odbiorców i inne materiały wprowadzone do Usługi.
• Konto — indywidualny dostęp Użytkownika zabezpieczony hasłem, logowaniem Google lub uwierzytelnianiem wieloskładnikowym.
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, zawierająca umowę bezpośrednio związaną z tą działalnością, gdy z treści umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności, udostępnionego na podstawie przepisów o CEIDG.

§ 3. Wymagania techniczne, konto i zawarcie umowy

1. Do korzystania z Usługi potrzebne są urządzenie z aktualną przeglądarką internetową obsługującą JavaScript i pliki cookies niezbędne do logowania, dostęp do Internetu i aktywny adres e-mail.
2. Umowa zostaje zawarta z chwilą utworzenia Organizacji w formularzu rejestracji po akceptacji Regulaminu (wraz z Załącznikiem nr 1) i potwierdzeniu zapoznania się z Polityką prywatności. Umowa jest zawierana na czas nieoznaczony.
3. Osoba rejestrująca Organizację oświadcza, że jest uprawniona do działania w jej imieniu oraz że umowa jest zawierana w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową Organizacji. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może dodatkowo złożyć oświadczenie, czy umowa ma dla niej charakter zawodowy (art. 385^5 § 1^1 Kodeksu cywilnego i art. 7aa ust. 2 ustawy o prawach konsumenta); złożenie tego oświadczenia nie jest warunkiem zawarcia umowy.
4. Użytkownik podaje dane prawdziwe i aktualne oraz chroni dane logowania. Konto jest indywidualne i nie może być współdzielone. Usługodawca zaleca włączenie uwierzytelniania wieloskładnikowego.
5. Organizacja odpowiada za działania Użytkowników, którym nadała dostęp, i za ich uprawnienia w Usłudze.
6. Zabronione jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym.

§ 4. Zakres Usługi

1. W zależności od planu Usługa umożliwia w szczególności: przesyłanie i porządkowanie plików, tworzenie pakietów dokumentów, zarządzanie Odbiorcami i grupami, portal klienta, udostępnianie linków z hasłem i terminem ważności, jednorazowe pobranie, komentarze, rejestr aktywności, eksport danych i personalizację wizualną.
2. Przesyłane pliki są skanowane w poszukiwaniu złośliwego oprogramowania. Jeżeli skanowanie nie może zostać wykonane, plik jest odrzucany.
3. Aktualny zakres funkcji, limity i ceny planów są przedstawione w cenniku lub w indywidualnej ofercie.
4. Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Usługi, jeżeli nie ogranicza to istotnie opłaconego zakresu w bieżącym okresie rozliczeniowym.

§ 5. Okres próbny i płatności

1. Nowa Organizacja otrzymuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, chyba że oferta indywidualna stanowi inaczej. Okres próbny nie wymaga podania metody płatności i nie przekształca się automatycznie w płatny plan.
2. Dalsze korzystanie z funkcji płatnych po okresie próbnym wymaga wyboru planu i aktywacji płatności cyklicznej.
3. Ceny planów są cenami netto, do których dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki. W dniu wydania tej wersji Regulaminu plan Standard kosztuje 19 zł netto miesięcznie, a plan Pro 99 zł netto miesięcznie. Plan Firma podlega indywidualnej wycenie.
4. Opłata abonamentowa jest pobierana z góry za miesięczny okres rozliczeniowy za pomocą płatności cyklicznej BLIK (BLIK Recurring). Operatorem płatności jest PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, która przetwarza dane płatnika jako odrębny administrator. Przy pierwszej płatności Użytkownik potwierdza w aplikacji bankowej zgodę na kolejne obciążenia w kwocie i częstotliwości wskazanych w Usłudze. Kolejne opłaty za odnowienie są pobierane automatycznie, bez ponownego potwierdzania w aplikacji bankowej.
5. Organizacja może w każdej chwili anulować odnowienie w Usłudze. Zgodę na obciążenia cykliczne można również cofnąć w aplikacji bankowej ze skutkiem na przyszłość; wówczas kolejne odnowienie nie zostanie opłacone i stosuje się ust. 9.
6. Usługa jest realizowana, a wybrany plan aktywowany, niezwłocznie po potwierdzeniu płatności przez operatora płatności, co zwykle następuje w ciągu kilku minut od autoryzacji w aplikacji bankowej. Usługa ma postać cyfrową i nie wymaga wysyłki.
7. Po potwierdzonej płatności Usługodawca wystawia fakturę „Usługa SafeDoc – abonament miesięczny” w serii SD za pośrednictwem systemu iFirma i, gdy wymagają tego przepisy, w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Organizacja akceptuje otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
8. Zmiana planu na wyższy działa po potwierdzonej, proporcjonalnej dopłacie za pozostałą część okresu. Zmiana planu na niższy działa od kolejnego okresu rozliczeniowego.
9. Po nieudanym odnowieniu Organizacja przez 7 dni ma dostęp tylko do odczytu. Brak skutecznej płatności po tym czasie ogranicza dostęp do funkcji płatnych, ale nie powoduje natychmiastowego usunięcia Treści; do usuwania stosuje się § 11.

§ 6. Treści i zasady korzystania

1. Organizacja zachowuje prawa do Treści i upoważnia Usługodawcę do ich technicznego przetwarzania wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia Usługi.
2. Organizacja zapewnia, że ma podstawę prawną do przetwarzania i udostępniania Treści, prawidłowo wskazuje Odbiorców i dobiera zabezpieczenia udostępnienia (termin ważności, hasło przekazane odrębnym kanałem, jednorazowe pobranie) do charakteru dokumentu.
3. Zabronione jest w szczególności: wprowadzanie treści nielegalnych w rozumieniu art. 3 lit. h DSA, naruszanie praw osób trzecich, przesyłanie złośliwego oprogramowania, używanie Usługi do wysyłania niezamówionych informacji handlowych lub phishingu, próby obejścia zabezpieczeń i limitów, zakłócanie działania Usługi oraz uzyskiwanie nieuprawnionego dostępu.

§ 7. Moderacja treści i zgłoszenia (DSA)

1. Usługodawca nie przegląda Treści z własnej inicjatywy i nie stosuje zautomatyzowanej moderacji treści, z wyjątkiem automatycznego skanowania plików w poszukiwaniu złośliwego oprogramowania (§ 4 ust. 2). Decyzje o ograniczeniu dostępu do Treści podejmuje człowiek.
2. Każda osoba lub podmiot może zgłosić Treść, którą uważa za nielegalną, zgodnie z art. 16 DSA, w sposób opisany na stronie Zgłaszanie treści nielegalnych. Zgłoszenie powinno zawierać: uzasadnienie, dokładny adres elektroniczny (link) Treści, imię i nazwisko lub nazwę oraz adres e-mail zgłaszającego (z wyjątkiem zgłoszeń dotyczących przestępstw wobec dzieci) oraz oświadczenie o działaniu w dobrej wierze.
3. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia, rozpatruje je terminowo, z należytą starannością i w sposób obiektywny oraz informuje zgłaszającego o decyzji i dostępnych środkach odwoławczych.
4. Usługodawca może usunąć Treść, zablokować do niej dostęp, unieważnić link, zawiesić Konto lub Organizację, gdy Treść jest nielegalna lub narusza Regulamin, albo gdy jest to konieczne dla bezpieczeństwa Usługi lub wykonania obowiązku prawnego. Środki są proporcjonalne do naruszenia, z uwzględnieniem praw i uzasadnionych interesów stron.
5. O każdym ograniczeniu, z wyjątkiem treści stanowiących wprowadzające w błąd treści handlowe o dużej objętości, Usługodawca przekazuje Organizacji uzasadnienie zgodne z art. 17 DSA, chyba że Usługodawca nie zna danych kontaktowych albo zakazuje tego przepis prawa lub nakaz organu. Organizacja może zakwestionować decyzję, pisząc na adres z § 1 ust. 3; odwołanie rozpatruje osoba, która nie podejmowała pierwotnej decyzji, gdy to możliwe. Przysługują również środki prawne przed sądem.
6. Jeżeli Usługodawca uzyska informacje wzbudzające podejrzenie popełnienia przestępstwa zagrażającego życiu lub bezpieczeństwu osób, niezwłocznie powiadamia właściwe organy ścigania zgodnie z art. 18 DSA.

§ 8. Bezpieczeństwo i dane osobowe

1. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne opisane w Załączniku nr 1, jednak żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje całkowitego braku ryzyka.
2. W zakresie danych Kont, rozliczeń i kontaktu Usługodawca jest administratorem danych — szczegóły w Polityce prywatności.
3. W zakresie danych osobowych zawartych w Treściach Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym, a Organizacja administratorem. Zasady powierzenia określa Załącznik nr 1, zawierany wraz z akceptacją Regulaminu.

§ 9. Dostępność, przerwy i wsparcie

1. Usługodawca dąży do ciągłej dostępności Usługi, ale może prowadzić prace konserwacyjne i reagować na awarie. Planowane przerwy o istotnym wpływie są, gdy to możliwe, ogłaszane z wyprzedzeniem.
2. Usługodawca nie odpowiada za niedostępność wynikającą z siły wyższej, awarii sieci poza jego kontrolą, działań Organizacji lub Użytkowników ani niekompatybilnego oprogramowania.
3. Wsparcie jest świadczone pocztą elektroniczną na adres z § 1 ust. 3 w dni robocze.

§ 10. Własność intelektualna

1. Prawa do Usługi, jej kodu, interfejsu, oznaczeń i materiałów należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców.
2. Regulamin nie przenosi tych praw. Organizacja otrzymuje niewyłączne, niezbywalne i ograniczone do czasu trwania umowy prawo korzystania z Usługi.

§ 11. Odpowiedzialność

1. Usługodawca nie odpowiada za Treści, podstawę ich przetwarzania, wskazanie niewłaściwego Odbiorcy ani skutki ustawień udostępnienia wybranych przez Organizację.
2. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Organizacji, z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie, jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do łącznej kwoty opłat netto zapłaconych przez Organizację za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści.
3. Ograniczenia z ust. 2 nie mają zastosowania w zakresie, w jakim przepisy bezwzględnie obowiązujące, w tym przepisy chroniące Przedsiębiorcę na prawach konsumenta, wyłączają możliwość ich zastosowania.

§ 12. Czas trwania, rezygnacja i zakończenie umowy

1. Organizacja może anulować odnowienie w dowolnym czasie; rezygnacja działa z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego. Opłaty za rozpoczęty okres nie podlegają zwrotowi, z zastrzeżeniem § 14.
2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia z ważnych przyczyn, takich jak zakończenie świadczenia Usługi, zmiana przepisów lub wymagań bezpieczeństwa, a ze skutkiem natychmiastowym — przy rażącym naruszeniu prawa lub Regulaminu, którego nie można usunąć albo którego Organizacja nie usunęła mimo wezwania.
3. Po zakończeniu umowy Organizacja ma 30 dni na eksport danych w trybie tylko do odczytu. Następnie Treści są usuwane z systemów aktywnych, a kopie zapasowe wygasają najpóźniej w ciągu kolejnych 90 dni, chyba że obowiązek prawny lub udokumentowane wstrzymanie usunięcia (legal hold) wymaga zachowania określonych danych. Dokumentacja rozliczeniowa jest przechowywana oddzielnie przez okres wymagany prawem.

§ 13. Reklamacje

1. Reklamację dotyczącą Usługi można przesłać na adres z § 1 ust. 3, podając nazwę Organizacji, adres e-mail Konta, opis problemu i oczekiwane rozwiązanie.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania. Jeżeli sprawa wymaga dodatkowych ustaleń, Usługodawca informuje o tym i o przewidywanym terminie odpowiedzi.

§ 14. Przedsiębiorca na prawach konsumenta

1. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługuje ochrona przewidziana w przepisach powszechnie obowiązujących, w szczególności w art. 385^1–385^3 Kodeksu cywilnego (art. 385^5 Kodeksu cywilnego) oraz w rozdziałach 4, 5a i 5b ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (art. 7aa tej ustawy), w tym prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia i uprawnienia w razie braku zgodności usługi cyfrowej z umową.
2. Oświadczenie o odstąpieniu można przesłać na adres z § 1 ust. 3. Jeżeli Przedsiębiorca na prawach konsumenta zażądał rozpoczęcia płatnej Usługi przed upływem terminu odstąpienia, zapłaci za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia. Do weryfikacji przez prawnika: wzór formularza odstąpienia i informacje z art. 12 ustawy o prawach konsumenta.
3. Postanowienia Regulaminu wyłączające lub ograniczające odpowiedzialność nie mają zastosowania wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta w zakresie, w jakim byłyby niedozwolone wobec konsumenta.

§ 15. Zmiany Regulaminu

1. Regulamin może zostać zmieniony z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, funkcji lub zabezpieczeń Usługi, modelu rozliczeń, dostawców lub danych Usługodawcy.
2. O zmianie Organizacja zostanie poinformowana pocztą elektroniczną lub w Usłudze co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Po wejściu zmiany w życie dalsze korzystanie z Usługi wymaga akceptacji nowej wersji w Usłudze. Organizacja, która nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z wyjątkiem sporów z Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, które rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.
3. Regulamin obowiązuje od dnia wskazanego w nagłówku. Wcześniejsze wersje są udostępniane na żądanie.