Dokument prawny

Regulamin świadczenia usług SafeDoc

Wersja z dnia 3 sierpnia 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady korzystania z usługi SafeDoc dostępnej pod adresem app.safedoc.pl, świadczonej przez ADIUS Arkadiusz Zalewski, ul. Lipowa 19, 49-304 Brzeg, dalej „Usługodawca”.
  2. Kontakt z Usługodawcą jest możliwy pod adresem bok@safedoc.pl. Sprawy ochrony danych można zgłaszać na iod@safedoc.pl.
  3. SafeDoc jest usługą elektroniczną przeznaczoną przede wszystkim dla przedsiębiorców i organizacji, służącą do przechowywania, organizowania i kontrolowanego udostępniania dokumentów ich klientom lub innym odbiorcom.
  4. Przed utworzeniem konta Użytkownik powinien zapoznać się z Regulaminem i Polityką prywatności.

§ 2. Definicje

Usługa
aplikacja internetowa SafeDoc wraz z funkcjami udostępniania dokumentów.
Użytkownik
osoba korzystająca z konta w imieniu własnym albo Organizacji.
Organizacja
przedsiębiorca lub inny podmiot, dla którego utworzono przestrzeń w SafeDoc.
Odbiorca
osoba, której Użytkownik udostępnia dokument lub dostęp do portalu klienta.
Treści
pliki, dane, komentarze i inne materiały wprowadzone do Usługi.
Konto
indywidualny dostęp Użytkownika zabezpieczony mechanizmem uwierzytelnienia.

§ 3. Wymagania i konto

  1. Do korzystania z Usługi potrzebne są urządzenie z aktualną przeglądarką, dostęp do Internetu i aktywny adres e-mail.
  2. Użytkownik podaje dane prawdziwe i aktualne oraz chroni dane logowania. Konto jest indywidualne i nie powinno być współdzielone.
  3. Użytkownik odpowiada za działania wykonane z jego Konta, chyba że niezwłocznie zgłosił jego przejęcie lub działanie nastąpiło z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy.
  4. Osoba tworząca Organizację oświadcza, że jest uprawniona do działania w jej imieniu.

§ 4. Zakres Usługi

  1. W zależności od planu SafeDoc może umożliwiać przesyłanie i organizowanie plików, tworzenie odbiorców i grup, udostępnianie linków, ochronę hasłem, ustawianie terminu ważności, rejestrowanie aktywności, komentarze oraz personalizację wizualną.
  2. Szczegółowy zakres funkcji, limity i ceny planów są przedstawione na stronie safedoc.pl lub w indywidualnej ofercie.
  3. Usługodawca może rozwijać Usługę, jeżeli nie ogranicza to istotnie opłaconego zakresu w bieżącym okresie rozliczeniowym.

§ 5. Okres próbny i płatności

  1. Nowa Organizacja otrzymuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, o ile oferta indywidualna nie stanowi inaczej. Trial nie wymaga podania metody płatności.
  2. Po trialu dalsze korzystanie z funkcji płatnych wymaga wyboru planu i aktywacji płatności. Samo zakończenie trialu nie powoduje obciążenia.
  3. Plan Standard kosztuje 19 zł netto miesięcznie, a Pro 99 zł netto miesięcznie. Do ceny doliczany jest VAT 23%. Plan Firma podlega indywidualnej wycenie.
  4. Przy płatności powtarzalnej BLIK w modelu A użytkownik zatwierdza mandat obejmujący stałą miesięczną kwotę; kolejne odnowienia nie wymagają osobnego zatwierdzenia w aplikacji bankowej. Operatorem płatności jest Tpay.
  5. Faktura „Usługa SafeDoc – abonament miesięczny” w serii SD jest wystawiana po potwierdzonej płatności za pośrednictwem iFirma i, gdy wymagają tego przepisy, przekazywana do KSeF.
  6. Upgrade działa natychmiast po potwierdzonej, proporcjonalnej dopłacie za pozostałą część okresu. Downgrade działa od kolejnego okresu.
  7. Po nieudanym odnowieniu Organizacja przechodzi na 7 dni w tryb tylko do odczytu. Brak skutecznej płatności po tym czasie ogranicza płatne funkcje, ale nie powoduje natychmiastowego usunięcia danych.

§ 6. Treści i zasady korzystania

  1. Użytkownik zachowuje prawa do Treści i udziela Usługodawcy niewyłącznego upoważnienia do ich technicznego przetwarzania wyłącznie w celu świadczenia Usługi.
  2. Użytkownik zapewnia, że posiada podstawę prawną do przetwarzania i udostępniania Treści oraz prawidłowo wskazuje Odbiorców.
  3. Zabronione jest wprowadzanie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, złośliwego oprogramowania oraz podejmowanie prób obejścia zabezpieczeń, zakłócania Usługi lub uzyskania nieuprawnionego dostępu.
  4. Usługodawca może zablokować Treść lub Konto, gdy jest to konieczne dla bezpieczeństwa, wykonania obowiązku prawnego albo powstrzymania oczywistego naruszenia. Jeżeli jest to dozwolone, poinformuje Użytkownika o przyczynie.

§ 7. Bezpieczeństwo i dane osobowe

  1. Usługodawca stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne, jednak żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje całkowitego braku ryzyka.
  2. Użytkownik dobiera zabezpieczenia udostępnienia do charakteru dokumentu, w szczególności właściwego Odbiorcę, termin ważności i hasło przekazywane odrębnym kanałem.
  3. W zakresie danych konta, rozliczeń i kontaktu Usługodawca działa jako administrator. W zakresie danych osobowych zawartych w Treściach powierzonych przez Organizację Usługodawca co do zasady działa jako podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie Organizacji.
  4. Jeżeli przetwarzanie tego wymaga, Organizacja i Usługodawca zawrą umowę powierzenia przetwarzania danych zgodną z art. 28 RODO.
  5. Szczegóły opisuje Polityka prywatności.

§ 8. Dostępność, przerwy i wsparcie

  1. Usługodawca dąży do ciągłej dostępności Usługi, ale może prowadzić prace konserwacyjne i reagować na awarie. Planowane przerwy o istotnym wpływie będą, gdy to możliwe, komunikowane z wyprzedzeniem.
  2. Usługodawca nie odpowiada za niedostępność wynikającą z siły wyższej, awarii Internetu poza jego kontrolą, działań Użytkownika lub niekompatybilnego oprogramowania, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów.
  3. Problemy techniczne można zgłaszać na adres kontaktowy.

§ 9. Własność intelektualna

  1. Prawa do SafeDoc, jego kodu, interfejsu, oznaczeń i materiałów należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców.
  2. Regulamin nie przenosi tych praw. Użytkownik otrzymuje ograniczone, niewyłączne i niezbywalne prawo korzystania z Usługi przez czas obowiązywania umowy.

§ 10. Odpowiedzialność

  1. Każda strona odpowiada za niewykonanie swoich obowiązków na zasadach prawa, z uwzględnieniem dalszych postanowień i przepisów bezwzględnie obowiązujących.
  2. Usługodawca nie odpowiada za treść dokumentów, podstawę ich przetwarzania, wskazanie niewłaściwego Odbiorcy ani skutki udostępnienia ustawionego przez Użytkownika.
  3. W relacjach z przedsiębiorcami odpowiedzialność Usługodawcy za zwykłe niedbalstwo jest ograniczona do rzeczywistej szkody i łącznej kwoty opłat netto zapłaconych za ostatnie 12 miesięcy. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których nie jest dopuszczalne prawem.

§ 11. Rezygnacja, zwroty i zakończenie umowy

  1. Organizacja może anulować odnowienie w dowolnym czasie; rezygnacja działa z końcem opłaconego okresu.
  2. SafeDoc oferuje handlowy zwrot w ciągu 14 dni od rozpoczęcia usługi wyłącznie, gdy Organizacja nadal korzysta z trialu. Zasada ta nie ogranicza bezwzględnie obowiązujących praw konsumenta, w tym prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość i uprawnień z tytułu niezgodności usługi z umową.
  3. Jeżeli konsument zażąda rozpoczęcia płatnej usługi przed upływem ustawowego terminu odstąpienia, rozliczenie świadczenia wykonanego do chwili odstąpienia następuje zgodnie z obowiązującymi przepisami i udzielonymi informacjami.
  4. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30 dni, a ze skutkiem natychmiastowym przy poważnym naruszeniu prawa, bezpieczeństwa lub Regulaminu, jeżeli naruszenia nie można usunąć albo Użytkownik nie usunął go mimo wezwania.
  5. Po zakończeniu umowy Organizacja ma 30 dni na eksport danych w trybie tylko do odczytu. Następnie dokumenty są usuwane z systemów aktywnych, a kopie zapasowe wygasają najpóźniej w ciągu kolejnych 90 dni, chyba że obowiązek prawny lub udokumentowany legal hold wymaga wstrzymania usunięcia określonych danych. Dokumentacja rozliczeniowa jest przechowywana oddzielnie przez okres wymagany prawem.

§ 12. Reklamacje

  1. Reklamację należy przesłać na bok@safedoc.pl, podając dane Organizacji, opis problemu i oczekiwane rozwiązanie.
  2. Usługodawca odpowie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 14 dni, chyba że charakter sprawy wymaga dodatkowych ustaleń; wówczas poinformuje o nowym terminie.

§ 13. Zmiany Regulaminu

  1. Regulamin może zostać zmieniony z ważnych przyczyn, takich jak zmiana prawa, funkcji, zabezpieczeń, modelu rozliczeń lub danych Usługodawcy.
  2. O zmianie wpływającej na trwającą umowę Użytkownik zostanie poinformowany co najmniej 14 dni wcześniej. Jeżeli nie akceptuje zmiany, może zakończyć umowę przed jej wejściem w życie.

§ 14. Postanowienia końcowe

  1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
  2. Spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy według przepisów prawa. W relacjach wyłącznie między przedsiębiorcami właściwy jest sąd siedziby Usługodawcy, o ile strony nie uzgodnią inaczej.
  3. Jeśli Użytkownik jest konsumentem, postanowienia Regulaminu nie ograniczają przysługujących mu praw; przed rozpoczęciem oferowania Usługi konsumentom dokument należy uzupełnić o wymagane informacje konsumenckie.